ビジネス上の依頼
親しい相手への依頼状であっても、用件に係わる事項だけを書きましょう。相手にお願いしたい事に関係した内容だけということです。依頼するに至った経過、現況を報告することはあっても、本来の目的に関係ない他の用件、追伸文などは一切書かないようにしましょう。
特にビジネス上の依頼の手紙となればそれは重要です。ビジネス上の依頼では価格改定、取引や支払いの条件変更などシビアな内容となります。依頼文書、依頼の手紙はなるべく早めに出し、取引に関する文書なので、時候の挨拶なども不要です。
ポイントは一方的な内容にならないようにするということで、あくまでも先方の理解を得ようとする姿勢を表現することが大切です。
そして、お願いするに至った経緯を説明して相手の理解を得る努力をしなければなりません。「なぜ依頼することになったのか」を記載するにしても、一方的な押し付けのようにならないよう注意してください。
項目に分けると、「経過の説明」、「現在の対応、その後の経過について」、「依頼したい内容、今後の取り組み」というような感じです。
会社の代表として依頼の手紙を出すなら、記載する内容に関しては、上司の確認と許可を得るようにしましょう。この手紙が原因で関係に支障をきたすこともあるからで、ビジネス文章の中でも依頼の手紙は特に注意を要すと思います。